Tạo thời khoá biểu lớp và gửi phụ huynh qua Zalo bằng một đường link

Cách phổ biến nhất để đưa thời khoá biểu tới phụ huynh là chụp bảng Excel hoặc tờ giấy dán ở lớp rồi gửi vào nhóm Zalo. Cách đó chạy được, nhưng nó có ba chỗ phiền mà tôi nghe đi nghe lại khi hỏi giáo viên chủ nhiệm trước lúc thiết kế tiện ích này.

Thứ nhất, ảnh chụp một bảng bảy cột mở trên điện thoại thì chữ bé, phải phóng to rồi kéo qua kéo lại mới đọc được một ngày. Thứ hai, sửa một tiết là phải chụp và gửi lại cả ảnh mới; phụ huynh nào lưu ảnh cũ thì tiếp tục xem bản cũ mà không biết. Thứ ba, sau vài tuần ảnh chìm dưới hàng trăm tin nhắn, và câu hỏi “mai con học môn gì” quay lại nhóm.

Tiện ích thời khoá biểu của CenStu sinh ra để thay tấm ảnh đó bằng một đường link. Link mở ra một trang đọc được trên điện thoại, và vì nó luôn trỏ tới bản mới nhất, sửa xong không phải gửi lại gì. Nó miễn phí, không cần đăng ký, và dùng được cho cả giáo viên trường phổ thông không liên quan gì tới trung tâm nào.

Toàn bộ việc tạo nằm trên một màn, không chia bước. Tôi cố ý không làm dạng từng bước vì cũng chính màn này được dùng lại khi sửa, mà lúc sửa người ta chỉ muốn đổi một ô chứ không muốn đi lại ba bước.

• Điền thông tin lớp. Chỉ tên trường và tên lớp là bắt buộc, vì hai thứ đó làm tiêu đề trang phụ huynh mở. Tên giáo viên chủ nhiệm, số điện thoại, học kỳ, ngày bắt đầu áp dụng và phần ghi chú đều tuỳ chọn.
• Xếp môn vào lưới. Lưới có bảy cột từ thứ Hai tới Chủ nhật, hai buổi Sáng và Chiều. Lưới mới mở sẵn buổi sáng 5 tiết và buổi chiều chưa có tiết nào, vì đó là dạng thời khoá biểu phổ biến nhất ở lớp phổ thông. Mỗi buổi thêm được tới 15 tiết.
• Bấm vào một ô để chọn môn. Danh sách gợi ý có 35 môn: các môn chính khoá của chương trình phổ thông, cộng Chào cờ, Sinh hoạt lớp, Thể dục và Tự học — bốn thứ gần như thời khoá biểu nào cũng có. Ô tìm kiếm không cần gõ dấu, gõ “ngu van” vẫn ra Ngữ văn. Môn không có trong danh sách thì gõ tên rồi thêm ngay tại chỗ.
• Bấm Xuất bản. Tới lúc này thời khoá biểu mới được gửi lên máy chủ.

Mỗi môn được gán một màu theo tên, nên Toán ở thời khoá biểu nào cũng mang cùng một màu, và các môn gần đây vừa chọn nổi lên đầu danh sách để xếp bốn mươi ô không phải cuộn lại từ đầu mỗi lần.

Trước khi bấm Xuất bản, bản đang soạn được giữ trong chính trình duyệt của bạn. Lỡ đóng tab rồi mở lại trang tạo thì các ô đã điền vẫn còn. Mất mạng đúng lúc bấm Xuất bản thì bản nháp cũng không bị xoá; có mạng lại thì bấm lần nữa.

Đây là quyết định thiết kế quan trọng nhất của tiện ích, và cũng là chỗ người dùng lần đầu hay thắc mắc nhất. Xuất bản xong, màn Hoàn tất đưa ra hai link khác nhau hẳn về vai trò:

Link công khai — để gửi phụ huynh

Một mã ngắn 8 ký tự. Ai có link này chỉ xem được thời khoá biểu, không sửa được gì. Đây là link duy nhất nên dán vào nhóm Zalo, in thành mã QR hay đọc cho ai đó qua điện thoại.

Link sửa — chỉ mình bạn giữ

Một chuỗi dài 22 ký tự. Ai có link này sửa được và xoá được thời khoá biểu. Nó dài là có chủ ý: không ai cần gõ tay nó, và độ dài khiến không ai đoán mò ra được.

Vì không có tài khoản, link sửa chính là toàn bộ quyền sở hữu. Tôi không gắn thời khoá biểu vào số điện thoại hay email, vì bắt đăng ký thì phần lớn giáo viên sẽ bỏ ngang trước khi xếp xong ô đầu tiên. Cái giá của lựa chọn đó được nói thẳng trên màn Hoàn tất: mất link sửa là mất quyền sửa, không có cách nào lấy lại, kể cả liên hệ hỗ trợ.

Mã của link công khai chỉ dùng chữ in hoa và chữ số, đã bỏ những ký tự dễ nhìn nhầm như số 0 với chữ O, số 1 với chữ I. Phụ huynh đọc mã cho nhau qua điện thoại mà nhầm một ký tự là mở nhầm thời khoá biểu lớp khác, nên tôi loại những cặp đó ngay từ đầu.

Vì cùng lý do, tôi sẽ không bao giờ đưa một link sửa làm ví dụ trong bài viết, trong video hay trong ảnh chụp màn hình. Chụp màn Hoàn tất để hướng dẫn đồng nghiệp thì che dòng link sửa đi trước khi gửi.

Trên màn Hoàn tất có ba đường gửi, cả ba đều chỉ phát link công khai:

• Nút Chia sẻ. Trên điện thoại, nó mở hộp chia sẻ của máy, chọn Zalo là vào thẳng app Zalo đã cài rồi chọn nhóm lớp. Trên máy tính, nơi không có hộp chia sẻ đó, nút mở trang chia sẻ của Zalo trên web. Trình duyệt chặn cửa sổ mới thì màn hiện một dòng để bấm mở tay.
• Nút Chép. Chép link rồi dán vào tin nhắn. Trình duyệt không cho chép tự động thì link vẫn hiện nguyên văn, không bị cắt bằng dấu ba chấm, nên bôi đen chép tay được.
• Mã QR. Mã sinh ngay trên trình duyệt, trỏ tới link công khai. Chiếu lên màn hình trong buổi họp phụ huynh hoặc in dán ở lớp, phụ huynh quét bằng camera điện thoại.

Khi link được dán vào nhóm Zalo, khung xem trước hiện tiêu đề dạng “TKB lớp … — tên trường”, kèm học kỳ và tên giáo viên chủ nhiệm nếu bạn có điền. Để làm được điều đó, trang phụ huynh được dựng sẵn ở máy chủ: công cụ đọc link của Zalo không chạy mã trên trang, nên nếu trang chỉ dựng ở trình duyệt thì khung xem trước sẽ là một ô trống không tên.

Không có nút nào gửi mã QR hay chia sẻ cho link sửa. Nó chỉ có một đường ra: nút Chép do chính bạn bấm. Một mã QR in dán ở lớp mà quét ra link sửa thì ai đi ngang qua cũng sửa được thời khoá biểu của cả lớp.

Trang phụ huynh mặc định hiện dạng Theo ngày: mỗi ngày một khối, mỗi tiết một thẻ xếp dọc có màu môn và số tiết. Tôi chọn dạng này làm mặc định vì link tới tay phụ huynh qua Zalo và gần như luôn được mở trên điện thoại, nơi một bảng bảy cột phải vuốt ngang mới đọc hết. Ai quen tờ giấy dán ở lớp thì bấm Dạng bảng, nút chuyển nằm ngay đầu trang.

• Ngày nào không có tiết nào thì tự ẩn, nên lớp không học Chủ nhật sẽ không thấy một khối Chủ nhật trống.
• Ngày hôm nay được tô nổi và gắn nhãn “Hôm nay”, tính theo giờ Việt Nam dù phụ huynh đang ở múi giờ khác.
• Số điện thoại giáo viên chủ nhiệm hiện thành nút Gọi, bấm là quay số.
• Phần ghi chú — đồng phục, giờ vào lớp, dặn mang sách — hiện ngay dưới lịch, cả ở dạng Theo ngày chứ không chỉ ở dạng bảng.

Nhãn “Hôm nay” là chi tiết tôi phải cẩn thận nhất. Trang được dựng ở máy chủ, mà máy chủ không nhất thiết chạy theo giờ Việt Nam; tính “hôm nay” ở đó thì sau nửa đêm trang vẫn có thể tô ngày hôm qua mà không có gì báo lỗi. Nên máy chủ dựng lịch không tô ngày nào, và việc tô chỉ làm trên điện thoại của phụ huynh sau khi trang đã mở, chốt cứng theo giờ Việt Nam.

Trang phụ huynh mang tên trường, tên lớp, tên và số điện thoại giáo viên, nên nó được đánh dấu để công cụ tìm kiếm không đưa vào kết quả. Link là để chia trong nhóm lớp, không phải để người lạ gõ tên trường rồi tìm thấy.

Dưới trang phụ huynh có ba nút: Tải ảnh PNG, Tải PDF và In. Cả ba luôn ra dạng bảng, dù lúc bấm bạn đang xem dạng Theo ngày; trang tự chuyển sang bảng trước khi xuất và để nguyên ở đó, để bạn thấy đúng thứ vừa được tải về.

Lý do là những thứ này rời khỏi màn hình: dán lên tường lớp, gửi vào nhóm, in ra giấy. Dạng dọc rất hợp để lướt trên điện thoại nhưng in ra thì dài và không so được các ngày với nhau. Bản PDF và bản in dùng khổ A4 ngang, vì bảy cột thứ nhét vào khổ dọc thì chữ co lại không đọc nổi.

Ảnh và PDF là bản chụp tại lúc bấm nút. Sửa thời khoá biểu sau đó thì link tự cập nhật, còn ảnh đã tải thì không. Vì vậy tôi khuyên gửi link làm bản chính, ảnh chỉ là bản phụ cho ai cần in.

Không. Mở link sửa là quay lại đúng màn đã tạo, với mọi ô đã điền. Đổi một tiết rồi bấm Lưu thay đổi, thời khoá biểu trên máy chủ được ghi đè, còn mã của link công khai giữ nguyên. Phụ huynh mở lại link cũ trong nhóm Zalo là thấy bản mới.

Đây chính là điểm khác căn bản so với gửi ảnh. Giữa học kỳ đổi giáo viên bộ môn hay đảo hai tiết, bạn chỉ cần sửa và nhắn một câu “thời khoá biểu đã cập nhật, mọi người mở lại link cũ”. Không còn tình trạng nửa nhóm xem ảnh tuần trước.

Muốn gỡ hẳn thời khoá biểu, màn sửa có nút Xoá thời khoá biểu này. Xoá xong, link đã gửi phụ huynh không mở được nữa, và thao tác này không hoàn tác được — màn sẽ hỏi lại trước khi làm.

Ngay khi xuất bản xong, trình duyệt bạn đang dùng tự ghi nhớ thời khoá biểu đó vào danh sách “Thời khoá biểu bạn đã tạo trên máy này”, hiện ở đầu trang tạo. Mỗi dòng có nút Sửa, Xem và Bỏ. Tôi để việc ghi nhớ chạy ngay sau khi xuất bản, không chờ bạn bấm lưu, vì người đóng tab trước khi kịp chép link chính là người cần nó nhất.

Nhưng danh sách đó không phải bản sao lưu, và trang tạo nói thẳng điều này. Nó chỉ nằm trên đúng máy và đúng trình duyệt đó: xoá dữ liệu duyệt web là mất, đổi máy là mất, mở ở chế độ ẩn danh thì không có. Máy tính dùng chung ở phòng giáo viên cũng không phải chỗ tốt để trông vào nó.

• Chép link sửa vào mục ghi chú trên điện thoại, hoặc tự gửi vào tin nhắn riêng với chính mình trên Zalo — không gửi vào nhóm lớp.
• Đặt tên ghi chú theo lớp và năm học, để năm sau còn phân biệt được.
• Nếu hai giáo viên cùng lo một lớp, gửi link sửa riêng cho người kia, không qua nhóm có phụ huynh.

Link sửa sai hay đã bị xoá thì trang báo không tìm thấy, không nói rõ hơn. Tôi cố ý không phân biệt “link không tồn tại” với “link có tồn tại nhưng bạn không được vào”, vì câu thứ hai tự nó đã xác nhận cho người dò mò rằng họ đang đi đúng hướng.

Tiện ích này làm đúng một việc: một thời khoá biểu tuần cố định cho một lớp, mỗi ô chỉ ghi môn học. Nó cố ý không có phòng học, giờ bắt đầu từng tiết, nhắc lịch hay nhiều tuần khác nhau. Với lớp ở trường phổ thông, như vậy là đủ.

Trung tâm dạy thêm thì cần thứ khác: lịch sinh ra từng buổi học cụ thể trong cả kỳ, huỷ buổi nghỉ lễ, xếp buổi bù, báo khi một giáo viên bị trùng giờ, và điểm danh theo từng buổi để tính học phí. Đó là phần xếp lịch trong phần mềm quản lý trung tâm của CenStu, và phụ huynh của trung tâm xem lịch điểm danh và học phí của con qua cổng tra cứu riêng, cũng mở bằng một đường link.