Phần mềm quản lý thu chi và lợi nhuận cho trung tâm dạy thêm

Nói trước để khỏi mất thời gian: theo bảng giá hiện hành, sổ thu chi và báo cáo lợi nhuận thuộc gói Business. Gói nào mở chức năng nào được ghi ở bảng giá và có thể thay đổi, nên hãy xem bảng giá trước khi chọn.

Màn Tổng quan với số học sinh, học phí phát sinh, số tiền đã thu và tỉ lệ thu học phí thì có ở mọi gói, kể cả gói miễn phí. Học phí bạn ghi nhận từ bây giờ cũng chính là dòng doanh thu mà báo cáo lợi nhuận sẽ đọc khi nâng gói.

Sổ thu chi dành cho mọi khoản tiền vào, ra của trung tâm không gắn với một học sinh cụ thể: tiền nhà, điện nước, internet, in ấn, quảng cáo, mua thiết bị, cho thuê phòng, bán giáo trình. Học phí và phụ phí của từng em vẫn nằm ở màn học phí, để công nợ của em đó luôn đúng.

Mỗi khoản gồm danh mục, số tiền, ngày tiền vào hoặc ra và ghi chú. Đầu màn là ba con số của kỳ đang xem: tổng thu, tổng chi và chênh lệch, ghi rõ là chưa gồm học phí và lương.

• Lương không ghi ở đây. Màn nói thẳng điều đó ngay trên cùng, vì gõ tay thêm một khoản lương là trừ lương hai lần trong báo cáo.
• Xoá một khoản phải nêu lý do, ví dụ ghi nhầm sang kỳ khác. Sổ tiền xoá được không dấu vết thì con số tổng nào cũng phải tin suông.
• Số tiền luôn là số dương; khoản thu hay khoản chi do danh mục quyết định, chọn đúng danh mục là đúng chiều.

Không có bộ danh mục ép sẵn. Trung tâm tự thêm danh mục thu và danh mục chi theo cách mình vẫn gọi. Người mới bắt đầu có sẵn vài gợi ý để bấm thêm nhanh: Tiền nhà, Điện nước, Internet, Marketing / quảng cáo, Văn phòng phẩm, Sửa chữa, bảo trì. Gợi ý nào không dùng thì không bấm, không phải đi xoá.

Cùng một tên có thể nằm ở cả hai phía: Đồng phục vừa là tiền thu của phụ huynh, vừa là tiền chi cho xưởng may.

Tiền nhà tháng 9 thường trả vào đầu tháng 10. CenStu tách hai chuyện đó: ngày tiền thật sự ra khỏi tài khoản để đối chiếu sao kê, và kỳ khoản đó thuộc về để tính lãi lỗ. Đang xem kỳ tháng 9 mà ghi một khoản ngày 5/10 thì khoản đó vẫn tính vào tháng 9, và ô nhập ghi rõ điều này ngay dưới ngày.

Các khoản chi lặp lại hằng tháng không phải gõ lại: nút Chép từ tháng trước liệt kê các khoản chi của kỳ trước, bỏ tick dòng không còn dùng, sửa số tiền nếu đã đổi, rồi chép sang kỳ mới. Chỉ chép khoản chi — khoản thu không lặp đều như tiền nhà, chép sang tháng sau là tự bịa ra doanh thu.

Báo cáo lợi nhuận trả lời câu hỏi tháng này trung tâm lãi bao nhiêu mà không cần mở thêm file nào. Doanh thu là học phí cộng các khoản thu khác trong sổ; chi phí là lương của kỳ lương đã chốt cộng các khoản chi khác. Ba con số lớn ở đầu màn: doanh thu, chi phí, lợi nhuận.

• Dòng học phí và dòng lương do hệ thống dựng, có biểu tượng ổ khoá và không sửa được từ màn báo cáo — muốn sửa thì sửa ở màn Học phí hoặc màn Kỳ lương, nơi con số sinh ra.
• Tháng lỗ hiện số âm, không làm tròn về 0 cho đẹp.
• Còn kỳ lương chưa chốt thì báo cáo nói thẳng "Chi phí lương chưa đầy đủ" và số kỳ còn thiếu, kèm nút mở màn Kỳ lương, thay vì hiện 0 đồng lương như thể tháng đó không tốn đồng nào.
• Biểu đồ lãi lỗ 12 tháng vẽ cột hai chiều quanh mốc 0, và màn ghi giờ số liệu được tính.

Một công tắc ở đầu báo cáo đổi giữa hai cách tính, và đổi cả doanh thu lẫn chi phí cùng lúc để không bao giờ trộn hai cách vào một con số.

Dồn tích

Ghi theo kỳ khoản đó thuộc về — tháng này trung tâm thật sự lãi không. Học phí tính theo số phát sinh của tháng, lương theo kỳ lương đã chốt. Đây là cách mặc định.

Tiền mặt

Ghi theo ngày tiền thật vào, ra — tháng này két còn bao nhiêu. Học phí tính theo ngày phụ huynh đóng, lương theo phiếu lương đã trả.

Vì sao mặc định là dồn tích: ở trung tâm dạy thêm, phụ huynh đóng chậm là chuyện thường. Dạy cả tháng 9 mà giữa tháng 10 mới thu đủ thì theo tiền mặt, tháng 9 lãi ảo còn tháng 10 lỗ ảo — một đường lãi lỗ răng cưa khó dùng để ra quyết định.

Trong trang chi tiết lớp, thẻ Đóng góp lấy doanh thu của lớp trừ lương giáo viên, trợ giảng của chính lớp đó, cũng đổi được giữa dồn tích và tiền mặt. Thẻ luôn ghi một dòng không ẩn được: chưa trừ chi phí chung như mặt bằng, điện nước, marketing, lương văn phòng.

CenStu cố ý không chia tiền nhà cho từng lớp. Mỗi quy tắc chia — theo buổi, theo học sinh hay theo doanh thu — cho ra một bảng xếp hạng lớp khác nhau, và con số trông chính xác đó dễ khiến trung tâm đóng nhầm lớp. Vì thế cộng đóng góp các lớp sẽ khác lợi nhuận toàn trung tâm.

Màn Tổng quan có ở mọi gói, kể cả gói miễn phí. Bốn con số ở hàng trên:

• Tổng số học sinh đang học, kèm mức tăng giảm.
• Học phí phát sinh trong tháng.
• Doanh thu tháng — số tiền đã thu thật.
• Tỉ lệ thu học phí trên toàn bộ ghi danh, con số chủ trung tâm hay nhìn nhất.

Bên dưới là biểu đồ học phí và đã thu theo 12 tháng, danh sách học sinh nợ học phí với lối sang màn học phí, lịch hôm nay kèm trạng thái điểm danh từng buổi, tỉ lệ chuyên cần 30 ngày gần nhất và tình trạng theo học.

Các thẻ tiền chỉ hiện với người được cấp quyền xem học phí; nhân viên không có quyền đó mở Tổng quan sẽ không thấy doanh thu hay công nợ.

Quyền xem sổ thu chi và báo cáo lợi nhuận tách khỏi quyền ghi khoản, sửa danh mục. Kế toán có thể chỉ được xem mà không sửa được con số nào. Người chỉ có quyền xem mở được màn Chép từ tháng trước nhưng ô tick và ô số tiền đều khoá, kèm câu nói rõ cần quyền ghi sổ thu chi.