Excel vẫn ổn khi nào?
Nói thật lòng: nếu bạn dạy một lớp nhóm ít em, học đều một giá, phụ huynh quen mặt và đóng tiền đúng hẹn, thì một file Excel cộng một nhóm Zalo là đủ. Excel miễn phí, ai cũng biết dùng, và bạn tự quyết cột nào ghi gì.
Excel bắt đầu tốn công khi có thêm lớp, thêm mức giá, thêm người cùng làm. Không phải vì Excel dở, mà vì những việc lặp lại mỗi tháng — đếm buổi, nhân tiền, nhắn từng nhà, trả lời “sao tháng này khác tháng trước” — đều làm bằng tay, và mỗi lần làm tay là một lần có thể sai.
Excel và Zalo so với phần mềm: từng việc một
| Việc | Excel + Zalo | CenStu |
|---|---|---|
| Điểm danh | Ghi sổ giấy trên lớp, tối về nhập lại vào Excel | Bấm ba nút ngay tại lớp, xong là xong |
| Tính học phí | Cuối tháng cộng số buổi từng em rồi nhân tiền | Số tiền tự ra từ điểm danh, kèm mã QR đúng số tiền và nội dung |
| Báo học phí | Nhắn Zalo từng phụ huynh, dễ gửi nhầm số | Mỗi học sinh một đường link riêng, phụ huynh tự mở tự xem |
| Giải thích chênh lệch | Lục lại sổ để trả lời “sao tháng này cao hơn” | Cổng phụ huynh liệt kê từng buổi: có mặt, có phép hay vắng |
| Nghỉ lễ, dạy bù | Sửa tay lịch và ghi riêng buổi nào đã bù | Huỷ buổi, đánh dấu cần bù, xếp bù sang ngày khác |
| Biết lãi thật | Học phí, lương, tiền thuê nằm ở nhiều file khác nhau | Báo cáo lợi nhuận gộp học phí, thu khác, lương và chi phí — theo bảng giá hiện hành, ở gói Business |
| Ai thấy gì | Ai mở được file là thấy hết, kể cả doanh thu | Mỗi tài khoản chỉ mở được màn hình và thao tác được cấp, xem hoặc sửa riêng — theo bảng giá hiện hành, cần gói có tài khoản nhân viên |
Bảng trên so với cách làm, không so với sản phẩm nào khác. Cột giữa là cách phần lớn lớp dạy thêm đang làm hằng ngày, và nó vẫn chạy được — chỉ là chạy bằng thời gian của bạn.
Excel hay sai ở đâu?
- Cộng tay số buổi: một buổi nghỉ có phép quên trừ, hoặc một buổi bù quên cộng, là lệch cả tháng của em đó.
- Đơn giá đổi giữa chừng: tăng học phí từ tháng sau mà công thức lại lấy giá mới cho cả những buổi đã học.
- Gửi nhầm số: chép tin nhắn học phí của nhà này sang nhà khác, sửa tên mà quên sửa tiền.
- Không giải thích được: phụ huynh hỏi con nghỉ buổi nào, bạn phải lục sổ giấy của cả tháng.
CenStu xử lý đúng mấy chỗ đó: học phí tính từ điểm danh — với lớp tính tiền theo buổi, mỗi buổi theo đơn giá của chính ngày học, nghỉ có phép không tính tiền còn vắng không phép vẫn tính; mã QR điền sẵn số tiền của đúng em đó; và phụ huynh xem được từng buổi con đi học hay nghỉ.
Chuyển danh sách từ Excel sang: bốn bước
Bạn không phải gõ lại danh sách học sinh. Mỗi lớp có nút Nhập Excel, và việc chuyển đi qua bốn bước:
- Tải file mẫu: ở trang lớp, mở Tải danh sách rồi chọn file mẫu để nhập.
- Điền danh sách: chép họ tên, số điện thoại, ngày sinh, ngày ghi danh và tên phụ huynh từ file cũ sang đúng các cột của file mẫu.
- Nhập vào: chọn file, phần mềm đọc ngay và hiện từng dòng để bạn soát. Dòng lỗi được chỉ ra kèm lý do; em trùng họ tên và số điện thoại với hồ sơ đã có thì được đánh dấu trùng và cập nhật vào hồ sơ đó thay vì tạo thêm. Xác nhận nhập xong là mỗi em đã có mã tra cứu 8 ký tự và đường link cho phụ huynh.
- Ghi danh: các em vừa nhập nằm ở danh sách Chờ ghi danh của lớp; bấm ghi danh cho cả nhóm là xong.
Sau đó người có quyền quản lý học sinh tải bảng mã tra cứu của cả lớp để in phát cho phụ huynh, hoặc bạn nhắn riêng từng nhà đường link của con qua Zalo như vẫn làm.
Còn lịch dạy và các tháng đã qua?
Lịch dạy không cần nhập từng buổi: khai lịch tuần của lớp một lần, phần mềm sinh sẵn các buổi. Lớp đã dạy được vài tháng thì tạo lớp với ngày bắt đầu thật; các buổi đã qua hiện đủ trên lịch để nhập lại điểm danh, nếu bạn muốn học phí những tháng đó cũng nằm trong phần mềm.
Không bắt buộc chuyển hết một lần. Cách chuyển an toàn là bắt đầu bằng một lớp, chạy song song với file cũ một tháng để đối chiếu con số, rồi mới chuyển các lớp còn lại.
Zalo vẫn dùng như cũ
Chuyển sang phần mềm không có nghĩa là bỏ Zalo. Nhóm Zalo của lớp vẫn là chỗ nhắn tin nhanh; cái đổi là nội dung bạn gửi. Thay vì gõ số tiền từng nhà, bạn nhắn riêng cho mỗi gia đình đường link của con. Đến kỳ thu, ở màn Học phí bấm Chia sẻ cho phụ huynh để có sẵn tin nhắn: trên điện thoại kèm luôn ảnh mã QR, trên máy tính thì chép tin nhắn và tải ảnh QR về gửi.
CenStu không tự gửi tin nhắn thay bạn — người bấm gửi vẫn là bạn. Đổi lại, con số trong tin nhắn là con số phần mềm tính từ điểm danh, không phải con số chép tay.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển từ Excel mất bao lâu?
Phần danh sách học sinh đi nhanh nhất: điền vào file mẫu, nhập cho từng lớp, soát các dòng phần mềm chỉ ra, rồi ghi danh cả nhóm. Lịch không cần nhập từng buổi — khai lịch tuần một lần là có các buổi. Thời gian chủ yếu nằm ở việc dọn file cũ cho đúng cột.
Có giữ được file Excel cũ không?
File cũ vẫn là của bạn, CenStu không đụng tới nó. Người có quyền quản lý học sinh cũng tải được danh sách học sinh và bảng mã tra cứu của từng lớp ra Excel bất cứ lúc nào.
Lớp ít học sinh có cần phần mềm không?
Không bắt buộc. Một lớp ít em, một mức giá, phụ huynh đóng đúng hẹn thì Excel là đủ. Phần mềm đáng dùng khi bạn bắt đầu mất thời gian cộng buổi, nhắn học phí từng nhà hay trả lời câu hỏi về tiền. Gói miễn phí vĩnh viễn của CenStu đủ để thử với một lớp nhỏ của bạn; số lớp và số học sinh tối đa của gói xem ở bảng giá.