Cổng tra cứu cho phụ huynh — không cần app, không cần mật khẩu

Mỗi học sinh có sẵn hai thứ ngay khi được tạo hồ sơ: một đường link riêng cho phụ huynh và một mã tra cứu 8 ký tự. Trung tâm dán link vào tin nhắn Zalo gửi riêng cho gia đình; phụ huynh chạm vào là cổng mở ra trên điện thoại. Ai thích gõ mã thì vào trang tra cứu và nhập 8 ký tự đó.

Mã tra cứu đã bỏ những ký tự dễ nhìn nhầm như số 0 với chữ O, số 1 với chữ I và L, nên đọc qua điện thoại hay chép từ giấy đều ít sai. Trung tâm tải được bảng mã tra cứu của cả lớp để in ra phát cho phụ huynh ở buổi họp đầu khoá.

Phụ huynh không phải tải app, không phải đăng ký tài khoản, không phải nhớ mật khẩu. Cổng chạy trên trình duyệt và được thiết kế cho màn hình điện thoại từ đầu. Với trung tâm, điều đó có nghĩa là không còn khâu hướng dẫn cài đặt cho từng gia đình — thứ thường làm những phần mềm cho phụ huynh bị bỏ dở sau tuần đầu.

Điểm danh, học phí và mã QR có ở mọi gói, kể cả gói miễn phí. Đề thi online, bài tập về nhà và nhập điểm thi giấy có từ gói Starter; ở gói miễn phí, hai mục Exam và BTVN vẫn có trên cổng nhưng để trống. Với điểm thi giấy, trung tâm nhập điểm kèm nhận xét riêng cho từng em; em nào không thi thì để trống, khác hẳn điểm 0, và phụ huynh không thấy bài đó.

Một em học ba lớp vẫn chỉ có một đường link. Cổng tự gom mọi lớp con đang học vào một chỗ, nên phụ huynh không phải giữ ba link hay ba mã khác nhau.

Ở sổ học phí có một hàng nút mang tên từng lớp. Chạm một tên lớp là cả màn — phép tính ở đầu, dòng thời gian và số dư — đổi sang riêng lớp đó. Đây là chỗ trả lời câu hỏi khó nhất của phụ huynh nhiều con nhiều lớp: “tôi đóng rồi mà sao vẫn còn nợ?”. Tiền đóng cho lớp này không trừ sang lớp kia, và màn hình chỉ ra được khoản trả trước đang nằm ở lớp nào.

Nếu con đã rời một lớp mà còn nợ học phí của lớp đó, thẻ học phí của lớp ấy mang nhãn Đã kết thúc kèm ngày, để phụ huynh biết đó là khoản dứt điểm chứ không phải tiền của tháng này.

Ngay màn Tổng quan có mã QR theo chuẩn VietQR, điền sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản đúng cú pháp để trung tâm đối soát. Phụ huynh mở app ngân hàng, quét mã là chuyển được, không phải gõ số tài khoản hay nội dung.

Trung tâm có nhiều tài khoản ngân hàng thì cổng xếp theo tài khoản nhận: hai lớp cùng một tài khoản được gộp thành một mã QR với số tiền cộng lại; hai lớp khác tài khoản thì tách thành hai mã. Phụ huynh chỉ cần biết chuyển bao nhiêu và chuyển vào đâu. Mỗi lần đóng xong, khoản đó nằm trong lịch sử ở mục Học phí, tab Đã đóng.

Nhiều phần mềm cho phụ huynh xem một con số. CenStu cho họ xem con số đó ra từ đâu. Đầu tab Diễn giải là phép trừ viết thẳng ra: phát sinh đã chốt trừ đã đóng bằng còn nợ.

Bên dưới là dòng thời gian từ mới về cũ, xen kẽ các khoản phát sinh với từng lần phụ huynh chuyển tiền. Mỗi dòng có ngày, tên lớp và số dư còn lại sau dòng đó, nên đọc từ trên xuống là đi ngược về quá khứ. Con số còn nợ ở đây khớp với số ở mục phải nộp, nên hai nơi luôn nói về cùng một con số.

Sổ mở ra là thấy mười hai tháng gần nhất. Học lâu năm thì có nút xem toàn bộ lịch sử — dữ liệu cũ không bị xoá, chỉ là không hiện hết ngay từ đầu cho màn hình mở nhanh.

Với lớp thu theo tháng, buổi con học hôm nay đã phát sinh tiền nhưng chưa tới hạn đóng. Sổ tách những khoản đó thành một khối riêng ở phía trên, ngăn với phần đã chốt bằng một vạch ghi rõ đến đây là đã chốt và còn nợ bao nhiêu. Đầu màn còn có dòng “Nếu chốt…” cho biết chốt sổ xong thì còn nợ bao nhiêu.

Đó là tiền của những buổi con đã học rồi, chỉ là chưa tới ngày thu. Phụ huynh biết trước tháng sau cần chuẩn bị bao nhiêu, còn trung tâm thì không bị hỏi “sao tự nhiên tháng này nhiều thế” lúc thu tiền.

Mỗi đường link gắn với đúng một học sinh: phụ huynh này không xem được thông tin của con nhà khác. Phụ huynh không sửa được điểm danh hay học phí trên cổng; việc làm được ở đó là cho con làm bài thi và nộp bài tập.

Nếu link bị lộ, ví dụ lỡ dán nhầm vào nhóm chat chung, chủ trung tâm đổi link của học sinh đó bất cứ lúc nào. Link cũ mất hiệu lực ngay, và trung tâm gửi link mới cho gia đình.