Chấm công và tính lương có ở gói nào?
Nói trước để khỏi mất thời gian: theo bảng giá hiện hành, chấm công, kỳ lương và phiếu lương thuộc gói Business — gói cao nhất của CenStu. Gói nào mở chức năng nào được ghi ở bảng giá và có thể thay đổi, nên hãy xem bảng giá trước khi chọn. Lịch dạy, điểm danh và học phí thì có ở mọi gói, kể cả gói miễn phí.
Nếu trung tâm của bạn chưa có nhu cầu trả lương qua phần mềm, bắt đầu với gói nhỏ hơn là hợp lý. Lịch dạy và điểm danh bạn nhập từ bây giờ chính là dữ liệu mà phần tính lương sẽ đọc khi nâng gói.
Giáo viên không phải chấm công
Công của giáo viên và trợ giảng là số buổi họ đã dạy, đọc thẳng từ lịch: buổi nào đã được điểm danh thì tính công cho người đứng lớp buổi đó. Không ai phải chấm công cho họ, cũng không ai phải cộng tay số buổi cuối tháng. Buổi bù tính cho người được xếp dạy buổi bù, buổi bị huỷ không tính. Hôm có người dạy thay thì ghi người đó vào đúng buổi, và công của buổi đó tính cho người dạy thay.
Ngay dưới bảng chấm công có lưới Công theo buổi dạy, hiện số buổi của từng người theo từng ngày để kế toán soát trước khi chốt lương. Lưới đánh dấu riêng những buổi chưa được điểm danh — người dạy đang thiếu công —, những buổi không được tính vì cấu hình lương của người đó không trả theo buổi hoặc chưa có hiệu lực, và buổi đã huỷ mà vẫn có điểm danh. Thấy buổi nào ghi nhầm người dạy thì đổi lại ngay tại chỗ; việc này cần quyền sửa lịch học.
Chấm công theo ngày cho nhân sự khác
Người được cấu hình lương theo ngày công — thường là kế toán, lễ tân, nhân viên tư vấn — được chấm công theo ngày. Ô trống nghĩa là chưa chấm, không phải nghỉ, để một ngày quên chấm không âm thầm biến thành một ngày bị trừ lương.
Vị trí công việc — kế toán, marketing, giáo viên — cho sẵn một mẫu lương khi gán cho người đó, và tách bạch với quyền truy cập phần mềm. Sau khi gán, lương từng người vẫn sửa riêng được; sửa mẫu không tự đổi lương của người đã gán. Người được giao chấm công hằng ngày không vì thế mà biết ai lương bao nhiêu.
Cấu hình lương có những thành phần nào?
- Lương cứng theo tháng.
- Trả theo buổi dạy, với đơn giá đúng tại ngày dạy — đổi đơn giá giữa kỳ không làm sai những buổi đã dạy trước đó.
- Trả theo ngày công, cho nhân sự chấm công theo ngày.
- Phụ cấp và thưởng.
- Hoa hồng theo số học sinh ghi danh được, cho người làm tuyển sinh.
- Các khoản khấu trừ.
Hoa hồng tuyển sinh ghi nhận đúng người tư vấn: lúc chốt ghi danh có ô chọn người tư vấn, mặc định là người đang thao tác nhưng sửa được. Lễ tân bấm hộ vẫn không làm mất hoa hồng của người thật sự chốt học viên, và chọn nhầm thì sửa lại ở màn ghi danh.
Kỳ lương nháp và kỳ lương đã chốt
Mỗi kỳ lương có hai trạng thái. Kỳ nháp được tính lại từ dữ liệu gốc mỗi lần mở ra, nên sửa một buổi dạy hay một ngày công là số liệu theo kịp. Kỳ đã chốt thì đóng băng: ô chấm công thuộc kỳ đó bị khoá, và kể cả khi sau này có người sửa người dạy của một buổi cũ, phiếu lương đã chốt cũng không đổi một đồng.
Lý do tách hai trạng thái: tiền đã trả là chứng từ. Một phiếu lương tự đổi sau khi đã chuyển khoản sẽ khiến không ai còn biết đã trả đúng hay sai.
Phiếu lương và mã QR chuyển khoản từng người
Chốt kỳ xong, mỗi người có một phiếu lương riêng kèm mã QR chuyển khoản vào tài khoản của chính họ, nội dung chuyển khoản đúng cú pháp. Kế toán quét mã là trả được, không phải gõ lại số tài khoản cho từng người.
Trả xong thì đánh dấu đã trả trên từng phiếu; cả kỳ hiện tiến độ dạng “8/11 đã trả” để biết còn ai chưa nhận. Nhân viên tự xem phiếu lương của chính mình ở các kỳ đã chốt, mà không cần quyền xem lương cả trung tâm.
Nghỉ việc và sửa lại lịch sử phân công
Khoá tài khoản và cho nghỉ việc là hai thao tác khác nhau. Khoá tài khoản chỉ tạm chặn đăng nhập, không đụng tới lương. Cho nghỉ việc thì các khoản lương của người đó tự kết thúc vào hôm nay: công tới hôm đó vẫn được trả đủ, từ hôm sau thì không. Kế toán không phải nhớ đi sửa bảng lương sau khi có người nghỉ.
Trung tâm mới lên phần mềm thường muốn tính lại lương tháng cũ, trong khi hệ thống chỉ biết ai đang dạy lớp bây giờ. Màn sửa lịch sử phân công cho khai lại một giai đoạn đã qua, ví dụ lớp này trong tháng Bảy do cô B dạy chứ không phải cô A; mỗi lần sửa bắt buộc ghi lý do, và mặc định chỉ chủ trung tâm dùng được. Nó chỉ sửa ai đứng lớp: không sửa điểm danh hay học phí, không đụng những buổi đã chỉnh riêng người dạy như buổi bù hay buổi dạy thay, và phiếu lương đã chốt không đổi theo.
Câu hỏi thường gặp
Buổi bù có được tính lương không?
Có, khi buổi bù đã được điểm danh: công tính cho người được xếp dạy buổi bù đó như một buổi thường, với đơn giá đúng tại ngày dạy. Buổi bị huỷ thì không tính.
Chốt lương rồi sửa chấm công tháng cũ thì sao?
Ô chấm công thuộc kỳ đã chốt bị khoá, không sửa được. Những thứ khác vẫn sửa được, như người dạy của một buổi cũ, nhưng phiếu lương đã chốt không đổi theo; chỉ kỳ còn ở trạng thái nháp mới tính lại theo dữ liệu mới.
Người chấm công có xem được lương mọi người không?
Không đương nhiên. Quyền chấm công và quyền xem lương là hai quyền tách nhau; mỗi nhân viên thì luôn tự xem được phiếu lương của chính mình.
Gói nào có tính lương?
Theo bảng giá hiện hành là gói Business: chấm công, kỳ lương, phiếu lương và phần tính hoa hồng nằm ở gói này. Ô chọn người tư vấn lúc ghi danh thì có ở mọi gói.