Học phí được tính từ điểm danh như thế nào?
Với CenStu, sổ điểm danh cũng chính là sổ tính tiền. Giáo viên chấm từng em một trong ba trạng thái: có mặt, có phép hoặc vắng. Đến kỳ thu, phần mềm đếm số buổi tính phí của từng học sinh rồi nhân với đơn giá của chính buổi đó — không phải đơn giá mới nhất của lớp. Buổi học ngày nào thì giữ đúng giá của ngày đó.
Kết quả là một con số cho từng em, kèm mã QR chuyển khoản đã điền sẵn số tiền lẫn nội dung. Cuối tháng không còn cảnh mở Excel cộng tay số buổi.
Ví dụ minh hoạ: lớp học 150.000 đ một buổi. Trong tháng, em Minh có mặt 7 buổi, vắng không phép 1 buổi và nghỉ có phép 1 buổi. Học phí tháng đó là 8 buổi × 150.000 đ = 1.200.000 đ — buổi nghỉ có phép không nằm trong phép nhân.
Nghỉ có phép và vắng không phép khác nhau thế nào?
CenStu dùng một quy tắc đủ đơn giản để nói thành lời với phụ huynh:
- Có mặt: tính tiền buổi đó.
- Vắng không phép: vẫn tính tiền, như một buổi có mặt.
- Nghỉ có phép: không tính tiền buổi đó.
- Chưa điểm danh: không bị coi là vắng và chưa tính tiền. Riêng khi gõ ghi chú cho một em chưa chấm, em đó được ghi Có mặt.
Quy tắc trên áp cho lớp tính tiền theo buổi. Lớp theo khoá học thu trọn gói ngay lúc ghi danh, nên một buổi nghỉ không làm đổi số tiền. Lớp bán trú thu cố định theo tháng; khoản nào được khai có khấu trừ, như tiền ăn, thì được trừ theo đúng số ngày nghỉ có phép.
Phụ huynh thấy buổi nào con nghỉ, nghỉ có phép hay không, nên câu hỏi “sao tháng này cao hơn tháng trước?” có câu trả lời ngay trên màn hình.
Ba kiểu thu: theo tháng, theo khoá, bán trú
Mỗi lớp chọn một kiểu thu, theo đúng cách trung tâm vẫn đang làm:
- Lớp thường — thu theo tháng
- Học trước, thu sau. Cuối tháng phần mềm chốt sổ theo điểm danh và ra số tiền của từng em. Hợp với lớp dạy thêm và lớp học nhóm học đều quanh năm.
- Lớp theo khoá học — thu trọn gói
- Số tiền của cả khoá được chốt ngay lúc ghi danh. Hợp với khoá luyện thi hay khoá ngoại ngữ có số buổi định sẵn. Kiểu thu này có từ gói Starter.
- Lớp bán trú — cố định theo tháng
- Mỗi môn học và dịch vụ (bán trú, xe đưa đón, ăn sáng…) là một khoản thu cố định mỗi tháng, chia theo số ngày lớp có học trong tháng đó. Đổi môn giữa tháng thì học phí tự chia hai phần, trước và sau ngày đổi.
Phụ phí, giảm giá và thu từng phần
Tiền buổi học hiếm khi là khoản duy nhất. CenStu gom mọi khoản đi kèm về cùng một chỗ:
- Phụ phí như tiền tài liệu, tiền đồng phục, phí ghi danh: khai một lần, rồi áp cho cả lớp hoặc cho từng học sinh, thêm bớt được ngay lúc ghi danh.
- Giảm giá riêng cho từng em — anh chị em học chung, học sinh cũ quay lại.
- Xem trước số tiền trước khi chốt ghi danh, để biết chính xác em đó sẽ đóng bao nhiêu.
- Thu từng phần: phụ huynh đóng 500.000 đ trên tổng 1.200.000 đ thì phần mềm ghi nhận đóng thiếu và tự tính 700.000 đ còn lại.
Trạng thái của từng khoản được suy ra từ số đã đóng so với số phải đóng, không ai phải đánh dấu tay: chưa đóng, đóng thiếu, đã đóng đủ hoặc đóng dư. Nhìn danh sách là biết ngay em nào còn nợ.
Mã VietQR và nhiều tài khoản ngân hàng
Mỗi khoản học phí đi kèm một mã QR theo chuẩn VietQR, hiện sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản đúng cú pháp để trung tâm đối soát. Phụ huynh mở app ngân hàng, quét mã là chuyển được ngay, không phải tự gõ số tiền hay nội dung.
Trung tâm khai được nhiều tài khoản, chọn một tài khoản mặc định, và gán tài khoản riêng cho lớp nào cần. Ở cổng phụ huynh, hai lớp cùng một tài khoản nhận tiền được gộp thành một mã QR với số tiền cộng lại; khác tài khoản thì tách thành hai mã.
Đến lúc nhắc học phí, bạn bấm nút chia sẻ: phần mềm soạn sẵn tin nhắn kèm ảnh mã QR, bạn chỉ việc gửi qua Zalo hoặc tin nhắn. Tin nhắn ghi rõ số liệu tính tới ngày nào, để phụ huynh không chuyển theo một con số đã cũ.
Phụ huynh thấy gì?
Mỗi học sinh có một đường link riêng cho phụ huynh, hoặc một mã tra cứu 8 ký tự để gõ trên trang tra cứu. Không cần tải app, không cần đăng ký, không cần nhớ mật khẩu. Màn Tổng quan có mã QR để chuyển khoản, mục Học phí cho thấy số tiền phải đóng của từng lớp và lịch sử những lần đã đóng; mục Điểm danh cho thấy từng buổi con có mặt, có phép hay vắng.
Chỗ trả lời câu “sao lại ra số này?” là tab Diễn giải. Đầu màn là phép trừ viết thẳng ra: phát sinh đã chốt − đã đóng = còn nợ. Bên dưới là dòng thời gian từ mới về cũ, xen kẽ các khoản phát sinh với từng lần chuyển tiền, mỗi dòng có ngày, tên lớp và số dư còn lại sau dòng đó. Con số còn nợ ở đây khớp với số ở mục phải nộp, nên hai bên luôn nói về cùng một con số.
Buổi bù và tăng học phí giữa kỳ
Nghỉ lễ hay giáo viên bận, bạn huỷ buổi và đánh dấu buổi đó cần dạy bù; lớp hiện cảnh báo số buổi còn cần bù cho tới khi xếp xong. Buổi bù vẫn tính học phí như buổi thường, vì đó là một buổi dạy thật, và điểm danh buổi bù cũng theo đúng quy tắc có mặt, có phép, vắng.
Khi cần, bạn đặt giá riêng cho buổi bù. Đặt 0 đồng nghĩa là bù miễn phí — phụ huynh không phải trả thêm cho một buổi mà trung tâm là bên huỷ.
Tăng học phí cũng không làm rối sổ cũ. Giá mới được khai kèm ngày bắt đầu áp dụng, nên tăng giá từ tháng sau thì các tháng đã tính xong vẫn giữ nguyên số tiền, còn mỗi buổi luôn tính theo giá đang áp dụng vào đúng ngày học đó. Lịch giá theo thời gian có ở mọi gói, kể cả gói Free.
Câu hỏi thường gặp
Học sinh nghỉ có phép có bị tính tiền không?
Không. Với lớp tính tiền theo buổi, buổi nghỉ có phép không được tính, còn buổi vắng không phép vẫn tính như buổi có mặt. Lớp bán trú thì trừ các khoản được khai có khấu trừ, như tiền ăn, theo số ngày nghỉ có phép.
Phụ huynh có cần cài app để xem học phí không?
Không. Phụ huynh mở đường link riêng của con, hoặc gõ mã tra cứu 8 ký tự trên trang tra cứu — không cần đăng ký hay mật khẩu. Cổng phụ huynh chạy trên trình duyệt và hiển thị tốt trên điện thoại.
Đóng thiếu một phần thì sao?
Phần mềm ghi nhận số đã đóng, chuyển khoản đó sang trạng thái đóng thiếu và tự tính phần còn lại. Phụ huynh mở link là thấy số còn nợ mới, và lần đóng vừa rồi nằm trong lịch sử đã đóng.
Gói miễn phí có tính học phí và mã QR không?
Có. Điểm danh, học phí tự tính, phụ phí, mã QR và cổng phụ huynh có ở mọi gói, kể cả gói Free. Lớp theo khoá học cần từ gói Starter; lịch giá theo thời gian (tăng học phí giữa kỳ) có ở mọi gói, kể cả gói Free; hạn mức cụ thể của từng gói xem ở bảng giá.