Phần mềm tuyển sinh: từ khách quan tâm đến học sinh

Mùa tuyển sinh, người trực điện thoại nhận hàng chục cuộc gọi hỏi lịch học, học phí, giáo viên. Nếu mỗi cuộc gọi phải điền một biểu mẫu dài thì không ai điền. Với CenStu, thêm một khách mới chỉ cần hai thứ: tên học sinh và số điện thoại phụ huynh. Mọi thông tin khác bổ sung dần sau.

• Tìm khách bằng ô tìm không dấu: gõ “huong” vẫn ra “Nguyễn Thị Hường”.
• Lọc nhanh theo Cần liên hệ hôm nay, Quá hạn, Chưa ai nhận, hoặc Của tôi.
• Ghi nguồn khách (Facebook, Zalo, Website, Giới thiệu, Đến trực tiếp…) và giao người phụ trách cho từng khách.
• Trung tâm tự sửa danh mục nguồn khách và lý do từ chối ở phần Cài đặt; mục không dùng nữa thì ẩn đi, hồ sơ cũ vẫn giữ đúng tên.

Không. Khi gõ một số điện thoại đã có trong sổ, CenStu hiện ngay danh sách khách đang dùng số đó, để người nhập biết đây có thể là khách cũ gọi lại. Nhưng vẫn lưu được bình thường.

Lý do là trong thực tế, một phụ huynh hỏi cho đứa thứ hai, hay hai anh em cùng đi học, là chuyện rất thường. Nếu phần mềm chặn trùng số thì người trực điện thoại sẽ phải bịa ra một số khác cho khách thứ hai, và từ đó sổ sách sai. Cảnh báo để người dùng quyết định, không quyết định thay họ.

Mở hồ sơ một khách là đọc được cả câu chuyện: ai gọi lúc nào, nói gì, phụ huynh phản ứng ra sao. Mỗi lần tư vấn được ghi theo một trong năm loại — gọi điện, nhắn Zalo, gửi email, gặp trực tiếp, ghi chú — và các dòng nhóm theo ngày: hôm nay, hôm qua, rồi từng ngày cụ thể.

• Sửa được thời điểm: gọi chiều hôm qua nhưng sáng nay mới nhập, dòng đó vẫn xếp theo lúc gọi, kèm nhãn ghi bù để người đọc sau phân biệt được.
• Ngay trong ô nhập có ô tick “Đặt lịch liên hệ lại”, chọn luôn ngày giờ cần gọi lại.
• Dòng do hệ thống tự ghi, như lúc tạo khách hay lúc đổi trạng thái, hiện nhạt và không sửa, không xoá được — đó là thứ làm dòng thời gian thành bằng chứng chứ không chỉ là ghi chú.

Trong mỗi hồ sơ khách, bạn thêm được việc có hạn — gọi lại, nhắn Zalo, gặp mặt, hẹn học thử hoặc việc khác — và giao cho người phụ trách. Hạn là một ngày, giờ để trống được, vì câu “thứ Ba gọi lại” thường chưa có giờ cụ thể.

Màn Việc cần làm gom mọi việc lại, mở ra là thấy ba con số Quá hạn, Hôm nay và Ngày mai. Bấm một ô là danh sách bên dưới lọc theo ô đó; mỗi dòng mở sang được hồ sơ khách và đánh dấu xong ngay tại chỗ. Mặc định là việc của chính mình, có nút chuyển sang xem cả trung tâm.

Nói rõ để khỏi hiểu nhầm: hệ thống ghi lại hạn và hiện nó lên danh sách, còn người tư vấn tự mở màn Việc cần làm ra xem mỗi ngày. Khi tới hạn, hệ thống không gửi email hay chuông báo nào. Đánh dấu xong một việc cũng không tự sinh dòng tư vấn nào — có ô nội dung tuỳ chọn, điền thì mới có dòng mới. Riêng việc Học thử làm khách đổi bước thì có một dòng hệ thống ghi lại lần đổi đó.

Mỗi khách đi qua sáu bước, hiện thành một dải ở đầu hồ sơ: Mới, Đang tư vấn, Đã hẹn học thử, Đã học thử, rồi Đã đăng ký hoặc Từ chối. Bấm thẳng vào bước muốn chuyển, trừ Đã đăng ký — bước đó chỉ tới được qua nút Chuyển thành học sinh. Chọn Từ chối thì bắt buộc chọn lý do trong danh mục, và lý do đó vào dòng thời gian.

Buổi học thử tự đẩy trạng thái: đặt một việc loại Học thử là khách tự sang Đã hẹn học thử; đánh dấu xong buổi đó là sang Đã học thử. Người tư vấn không phải nhớ vào một màn khác để đổi tay.

Việc học thử chỉ đẩy trạng thái đi tiến, không bao giờ kéo lùi. Khách đã đăng ký hay đã từ chối thì thao tác ở khối việc không kéo họ về được, và huỷ hay xoá một buổi học thử cũng không làm trạng thái lùi lại: dọn danh sách việc không phải là sửa lại lịch sử của khách. Chỉ việc loại Học thử mới đẩy trạng thái — đặt việc gọi lại thì khách vẫn đứng nguyên bước cũ.

Khách đồng ý đăng ký thì bấm Chuyển thành học sinh ở đầu hồ sơ. Một lần bấm là em đó có hồ sơ thật trong màn Học sinh, kèm mã tra cứu và đường link cổng phụ huynh. Hồ sơ tư vấn chuyển sang Đã đăng ký và có link mở thẳng sang hồ sơ học sinh vừa tạo — mở ra là lấy được link để gửi cho gia đình. Đây là đường duy nhất tới bước Đã đăng ký, vì trạng thái đó phải đi kèm một hồ sơ học sinh thật.

• Xếp lớp ngay trong hộp thoại đó: chọn lớp đang mở và ngày dự kiến vào học, em vào thẳng lớp với một ghi danh chờ chốt và tính vào hạn mức học sinh của gói; học phí chốt sau ở màn Lớp. Bỏ trống thì em ở trạng thái Chờ xếp lớp.
• Nếu trung tâm đã có học sinh trông giống khách này — trùng tên, hoặc trùng số điện thoại đã ghi nhận trước đó — hộp thoại liệt kê tối đa năm hồ sơ kèm lớp đang học. Bạn chọn gắn vào hồ sơ có sẵn, để em cũ quay lại vẫn giữ mã tra cứu cũ, hoặc tạo hồ sơ mới. Đó là cảnh báo, không phải chặn.

Thao tác chuyển đổi không có đường hoàn tác, nên hộp thoại cho xem đủ thông tin trước khi bấm.

Sổ tuyển sinh có ở mọi gói. Riêng phần tính hoa hồng nằm trong mô-đun lương, theo bảng giá hiện hành chỉ có ở gói Business: cấu hình lương của nhân viên tư vấn cộng được hoa hồng theo số học sinh ghi danh được. Lúc chốt ghi danh có ô chọn người tư vấn, mặc định là người đang thao tác nhưng sửa được, nên lễ tân bấm hộ vẫn không làm mất hoa hồng của người thật sự chốt học viên.