Phân quyền nhân viên trung tâm: ai được xem, ai được sửa

Quyền không gán lẻ từng người mà đi theo nhóm. Trung tâm tạo nhóm với tên và mô tả của riêng mình — “Trợ giảng”, “Thu ngân”, “Giáo viên”, “Kế toán” hay tên nào tuỳ bạn — rồi tick quyền cho nhóm. Nhóm mới tạo chưa có quyền nào.

Mỗi người thuộc đúng một nhóm. Đổi nhóm cho một người là thay hoàn toàn quyền cũ bằng quyền của nhóm mới, không cộng dồn. Nhóm còn người thì không xoá được — phải chuyển họ sang nhóm khác trước.

Trang của mỗi nhóm là một bảng ba cột: Chức năng, Xem, Sửa. Mỗi dòng là một mảng việc — lớp học, tuyển sinh, học sinh, ghi danh, điểm danh, nhận xét, học phí, phụ phí, chấm công, lương, sổ thu chi, đề thi, bài tập về nhà, tài liệu… Mỗi dòng kèm lời giải thích xem thì thấy gì, sửa thì làm được gì.

• Nhóm Trợ giảng có thể được xem lớp và chấm điểm danh mà không thấy học phí — khi đó màn Tổng quan không hiện thẻ doanh thu nào với họ.
• Nhóm Thu ngân có thể được ghi nhận tiền học phí mà không sửa được điểm danh.
• Người được giao chấm công hằng ngày không vì thế mà biết ai lương bao nhiêu: chấm công và lương là hai dòng khác nhau trên bảng.

Ô nào thuộc chức năng gói hiện tại chưa có thì hiện ổ khoá thay vì ô tick, để không ai tưởng đã bật được thứ trung tâm chưa mua.

Có ngoại lệ không đáng lập thêm nhóm: một trợ giảng lâu năm được xem thêm học phí, hay một giáo viên tạm không được sửa đề thi. Nút Phân quyền trên dòng của người đó mở cùng bảng Xem / Sửa để tick thêm hoặc bỏ tick cho riêng họ.

Ô lệch so với nhóm được đánh dấu chấm màu, kèm số quyền cấp thêm và gỡ bớt. Danh sách người dùng có cột Đè riêng và bộ lọc Lệch nhóm quyền để tìm ngay ai đang khác nhóm. Nút Về mặc định nhóm xoá hết điều chỉnh riêng trong một lần bấm.

Chủ trung tâm, hoặc người được giao quyền quản lý tài khoản, tạo tài khoản với họ tên, tên đăng nhập, email tuỳ chọn và nhóm quyền. Để trống ô mật khẩu thì phần mềm tự sinh một mật khẩu tạm, hiện đúng một lần để đưa cho nhân viên. Lần đầu đăng nhập, người đó được nhắc đổi sang mật khẩu riêng; danh sách lọc được ai còn Chờ đổi mật khẩu.

Nhân viên quên mật khẩu thì người quản lý bấm Đặt lại mật khẩu: mật khẩu cũ mất hiệu lực ngay, mật khẩu mới hiện một lần và người dùng lại được nhắc đổi. Không ai đọc được mật khẩu của người khác, kể cả chủ trung tâm.

Khoá tài khoản

Dùng khi một người tạm nghỉ. Họ không đăng nhập được cho tới khi được mở lại; mở khoá thì đăng nhập lại ngay bằng mật khẩu cũ. Không đụng tới lương, dữ liệu đã tạo giữ nguyên, và tài khoản đang khoá không tính vào số tài khoản nhân viên của gói.

Cho nghỉ việc

Dùng khi một người thôi hẳn. Tài khoản rời khỏi danh sách, không đăng nhập lại được, mọi quyền bị thu hồi và liên kết Google được gỡ. Các khoản lương đang hiệu lực kết thúc vào hôm nay: công đã chấm tới hôm nay vẫn được trả đủ, từ ngày mai thì không.

Hộp thoại cho nghỉ việc nhắc thẳng rằng chỉ muốn tạm chặn đăng nhập thì dùng Khoá tài khoản, vì cho nghỉ việc không có nút mở lại; người quay lại làm thì tạo tài khoản mới. Chấm công, phiếu lương, lịch dạy cũ vẫn giữ nguyên và gọi đúng tên họ; kế toán không phải nhớ đi sửa bảng lương.

Nhóm Chủ trung tâm là nhóm hệ thống: không đổi tên, không xoá, không sửa quyền được. Còn nhóm đó thì trung tâm luôn còn một người mở khoá được mọi thứ. Vài chốt chặn đi kèm:

• Không ai tự đổi nhóm, tự khoá hay tự đè quyền cho chính mình.
• Trung tâm luôn phải còn ít nhất một chủ trung tâm đang hoạt động.
• Chỉ chủ trung tâm mới đưa được người khác vào nhóm Chủ trung tâm.
• Khi tick quyền cho một nhóm hay cấp riêng cho một người, không ai cấp được quyền mà chính mình không có.

Giấu nút trên màn hình là chưa đủ, nên mỗi thao tác đều được máy chủ kiểm lại quyền của người gọi; thiếu quyền thì bị từ chối, dù giao diện có hiện nút hay không.

Đổi quyền của một nhóm hay của một người có hiệu lực trong khoảng 30 giây sau khi bấm Lưu, người bị ảnh hưởng không cần đăng xuất. Màn phân quyền nói thẳng điều này để người quản lý không tưởng phần mềm chưa nhận.

Sổ Lịch sử thay đổi ghi lại ai tạo tài khoản, sửa thông tin tài khoản, đổi nhóm của một người, khoá hay mở khoá, và cho ai nghỉ việc — kèm thời điểm và giá trị trước, sau. Dòng cho nghỉ việc ghi sẵn ngày nghỉ và số khoản lương đã đóng lại. Sổ lọc theo mảng việc và khoảng ngày, và không sửa, không xoá được, kể cả với chủ trung tâm.

Nói đúng phạm vi: sổ chưa ghi việc tick quyền trong bảng của một nhóm, việc đè quyền riêng, hay việc đặt lại mật khẩu. Theo mặc định chỉ chủ trung tâm xem được sổ, và theo bảng giá hiện hành, sổ có từ gói Growth.

Khi CenStu đang bật đăng nhập bằng Google, mỗi nhân viên tự liên kết Gmail của mình ở Cài đặt → Tài khoản, sau đó đăng nhập bằng một cú bấm thay vì gõ mật khẩu. Một Gmail chỉ liên kết với một tài khoản; gỡ liên kết thì mật khẩu vẫn dùng như cũ.

Google không phải cửa sau: người lạ không tự tạo được tài khoản bằng Gmail. Phải có tài khoản do trung tâm tạo và đăng nhập bằng mật khẩu một lần rồi mới liên kết được. Tài khoản đang khoá thì đăng nhập bằng Google cũng bị chặn, và cho nghỉ việc là gỡ luôn liên kết.

Theo bảng giá hiện hành, tài khoản nhân viên và phân quyền theo từng chức năng có từ gói Starter; ở gói miễn phí, chỉ chủ trung tâm đăng nhập. Các gói khác nhau ở số tài khoản nhân viên được tạo — chủ trung tâm không tính vào đó, và con số xem ở bảng giá. Hết chỗ thì nâng gói hoặc khoá bớt một tài khoản.