Một em, một hồ sơ, một mã tra cứu
Hồ sơ học sinh gồm họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại của em, tên và số điện thoại phụ huynh, số Zalo và ghi chú. Ô Zalo để trống thì hiểu là dùng luôn số của phụ huynh. Ảnh đại diện cắt ngay trên trình duyệt.
Ngay khi tạo hồ sơ, em có sẵn một mã tra cứu 8 ký tự và một đường link riêng cho phụ huynh. Mã đã bỏ những ký tự dễ nhìn nhầm như số 0 với chữ O, số 1 với chữ I và L, nên đọc qua điện thoại hay chép từ giấy đều ít sai. Link riêng được che sẵn; bấm Hiện mới thấy, kèm nút Copy tin nhắn để dán vào Zalo. Em học nhiều lớp vẫn chỉ một hồ sơ.
Vòng đời học sinh: chờ xếp lớp, đang học, tạm nghỉ, đã nghỉ
- Chờ xếp lớp
- Hồ sơ mới tạo, chưa vào lớp nào.
- Đang học
- Tự chuyển sang khi em được thêm vào một lớp.
- Tạm nghỉ
- Em nghỉ một thời gian rồi quay lại, ví dụ nghỉ hè.
- Đã nghỉ
- Em thôi học. Không phải ngõ cụt: em quay lại thì chuyển về Đang học hoặc Chờ xếp lớp, lịch sử cũ vẫn nguyên.
Nút Tạm nghỉ ở danh sách học sinh hỏi ngày bắt đầu nghỉ, rồi cho em ngừng học ở tất cả các lớp đang mở trong một lần bấm. Khi em quay lại, nút Học lại hỏi lớp học lại và ngày ghi danh lại, mở ngay một ghi danh mới ở lớp đó.
Danh sách học sinh lọc được theo từng trạng thái và tìm theo tên, số điện thoại hoặc mã tra cứu. Gõ tên không dấu vẫn ra.
Nhập học sinh từ Excel, tải bảng mã tra cứu
Trong mỗi lớp, tab Học sinh có nút Nhập Excel. Tải file mẫu về, điền danh sách, rồi chọn file: phần mềm đọc thử từng dòng trước khi ghi bất cứ thứ gì. Dòng nào Trùng, Có thể trùng hoặc Lỗi đều được đánh dấu kèm lý do, và bỏ chọn được.
Dòng Trùng — cùng họ tên và số điện thoại với một hồ sơ có sẵn — được ghi vào hồ sơ đó chứ không sinh em mới. Dòng Có thể trùng chỉ giống một phần: mặc định vẫn tạo hồ sơ mới, màn hình liệt kê các hồ sơ giống để người nhập bỏ tick, hoặc bấm Cập nhật hồ sơ này khi chắc là cùng một em. Nhập xong có nút ghi danh luôn những em vừa nhập.
Nút Tải danh sách của lớp cho ba file: danh sách học sinh, file mẫu để nhập, và bảng mã tra cứu gồm họ tên, mã và địa chỉ trang tra cứu. Bảng mã in ra phát cho phụ huynh để gõ ở trang tra cứu.
Thêm vào lớp trước, ghi danh chính thức sau
CenStu tách hai bước đúng như trung tâm vẫn làm. Bước đầu, thêm học sinh vào lớp — bằng hồ sơ mới hoặc chọn em có sẵn — để em nằm ở tab Chờ ghi danh, chưa phát sinh đồng nào. Bước sau, bấm Ghi danh để chốt ngày bắt đầu, người tư vấn, phụ phí và giảm giá. Học phí không gõ tay mà lấy theo giá của lớp tại thời điểm đó, nên không có chuyện gõ nhầm mức phí.
Trước khi bấm, khung Tạm tính học phí hiện ngay con số theo cách thu của lớp: lớp trọn khoá ra tổng cả khoá từ số buổi còn lại, cộng phụ phí, trừ giảm giá; lớp học phí tháng tạm tính phần tháng kể từ ngày vào; lớp thu theo buổi hiện đơn giá mỗi buổi, vì tiền chốt theo số buổi thực học. Với lớp trọn khoá mà em vào giữa chừng, khung nói rõ em học được bao nhiêu buổi trên tổng số buổi của khoá.
Ghi danh hàng loạt đầu khoá
Đầu khoá, tick cả loạt em đang chờ rồi bấm Ghi danh. Màn ghi danh hàng loạt có khối Áp dụng chung: một ngày bắt đầu, một tổ hợp phụ phí, một mức giảm giá cho cả lô. Em nào khác lệ thì bấm Tuỳ chỉnh trên dòng của em để đặt phụ phí hoặc giảm giá riêng. Chân màn cộng sẵn tiền cả lô trước khi xác nhận — lớp trọn khoá là tổng học phí, lớp thu theo buổi hay theo tháng là phần phụ phí.
Lô ghi danh đi trọn hoặc không đi gì: một dòng lỗi thì cả lô dừng lại để sửa, không có cảnh nửa lớp đã ghi danh, nửa lớp chưa. Từ hồ sơ một em, nút Ghi danh vào lớp đưa em vào nhiều lớp cùng lúc.
Chuyển lớp và nghỉ đúng một lớp
Chuyển lớp: trên dòng của em, chọn Chuyển sang lớp khác, khai lớp đích và ngày chuyển. Phần mềm kết thúc ghi danh ở lớp cũ đúng ngày đó và mở ghi danh mới ở lớp đích theo giá của lớp đích, trong cùng một lần bấm. Học phí còn lại của lớp cũ tới hạn ngay từ ngày chuyển, không chờ cuối tháng.
Nghỉ đúng một lớp: em học ba môn, thôi một môn, vẫn đi học hai môn còn lại. Chọn Kết thúc ghi danh trên đúng lớp đó và khai ngày nghỉ, khai trước được cả ngày trong tương lai. Chỉ lớp đó bị đóng; các lớp khác không bị đụng tới, học phí đã phát sinh và tiền đã đóng giữ nguyên.
Ở cổng phụ huynh, khoản còn lại của lớp đã rời nằm trên một thẻ riêng mang nhãn Đã kết thúc kèm ngày, tách khỏi lớp đang học.
Đóng tiền một lần cho nhiều lớp
Ở trang học phí của học sinh, nút Ghi nhận thanh toán tất cả lớp mở một màn chọn các lớp còn nợ, đặt số tiền cho từng lớp và chọn tiền mặt, chuyển khoản hay VietQR; bấm Ghi nhận là xong một lần thay vì mở từng lớp. Tiền vào lớp nào nằm đúng ở lớp đó.
Phía phụ huynh, mã QR trên cổng gom theo tài khoản nhận tiền của trung tâm: các lớp cùng một tài khoản thành một mã với số tiền cộng lại; lớp khác tài khoản thì tách mã riêng, ghi rõ tên lớp.
Trang chi tiết một học sinh
- Lịch sử ghi danh: em đã học những lớp nào, từ ngày nào tới ngày nào.
- Điểm danh: từng buổi ở mọi lớp em học, gom trên một danh sách.
- Học phí: tổng phải thu, đã thu và còn nợ.
- Đề thi: điểm các bài thi online và thi tại lớp.
Gói nào dùng được quản lý học sinh?
Theo bảng giá hiện hành, hồ sơ học sinh, ghi danh, học phí kèm VietQR và cổng phụ huynh có ở mọi gói, kể cả gói miễn phí. Các gói khác nhau ở trần số học sinh đang học, số lớp và số tài khoản nhân viên — con số xem ở bảng giá.
Câu hỏi thường gặp
Nhập Excel có tạo trùng học sinh không?
Phần mềm đọc thử file trước khi ghi. Dòng Trùng họ tên và số điện thoại được ghi vào hồ sơ có sẵn; dòng Có thể trùng mặc định vẫn tạo mới, nên người nhập xem danh sách hồ sơ giống rồi bỏ tick hoặc chọn cập nhật.
Em nghỉ một lớp thì các lớp khác có bị ảnh hưởng không?
Không. Kết thúc ghi danh chỉ đóng đúng lớp được chọn; học phí đã phát sinh và tiền đã đóng giữ nguyên, các lớp còn lại em vẫn học.
Chuyển lớp thì tiền nợ của lớp cũ tính sao?
Phần còn lại của lớp cũ tới hạn ngay từ ngày chuyển và hiện trên cổng phụ huynh thành một thẻ riêng mang nhãn Đã kết thúc, không lẫn vào tiền lớp mới.
Học sinh đã nghỉ quay lại học thì có phải tạo hồ sơ mới không?
Không. Chuyển em về Đang học hoặc Chờ xếp lớp là dùng tiếp hồ sơ cũ, mã tra cứu và lịch sử giữ nguyên.