Tính lương giáo viên theo buổi dạy: buổi nào ra tiền, và chốt kỳ lương thế nào

Khi thiết kế phần lương của CenStu, quyết định đầu tiên tôi phải chốt là: giáo viên có phải chấm công không. Câu trả lời là không. Công của giáo viên và trợ giảng là số buổi họ đã đứng lớp, và thông tin đó đã nằm sẵn trên lịch dạy. Bắt giáo viên tích thêm một bảng chấm công nữa là tạo ra nguồn sự thật thứ hai. Tới cuối tháng, bảng chấm công ghi mười hai buổi mà lịch ghi mười một, thì không ai biết con số nào đúng.

Nên trong CenStu, mỗi buổi học mang sẵn kíp của nó: ai là giáo viên chính, ai là trợ giảng. Mặc định, kíp của buổi là kíp của lớp tại đúng ngày học đó. Đổi giáo viên của lớp từ hôm nay thì chỉ những buổi từ hôm nay đổi theo; buổi tháng trước vẫn gọi đúng tên người đã dạy. Chi tiết này nghe hiển nhiên, nhưng nếu hệ thống chỉ nhớ “giáo viên hiện tại của lớp”, thì đổi giáo viên hôm nay là cả tháng trước tính lương cho người không hề đứng lớp.

Nhân sự khác — kế toán, lễ tân, tư vấn — thì chấm công theo ngày như thường, trên cùng màn Chấm công. Ai có lương theo ngày công thì có hàng trong bảng; giáo viên chỉ ăn lương theo buổi thì tự vắng mặt, không cần ai loại họ ra.

Một buổi chỉ ra tiền khi đã có người điểm danh cho buổi đó. Không cần học sinh nào có mặt — chỉ cần buổi đã được chấm. Tôi chọn điểm danh làm bằng chứng vì nó là dấu vết duy nhất cho thấy buổi học thật sự diễn ra; một buổi chỉ nằm trên lịch thì chưa chứng minh được gì. Luật trước đó từng tính mọi buổi không huỷ, và kết quả là trung tâm tạo kỳ lương giữa tháng thấy phiếu ra đủ tiền của cả tháng — trả cho những buổi còn chưa tới ngày.

Mỗi buổi trong kỳ rơi vào đúng một nhóm, và trang chi tiết phiếu lương hiện cả những buổi không ra tiền, mờ đi, kèm lý do:

Buổi bù tính như buổi thường, cho người được xếp dạy buổi bù. Kể cả khi trung tâm cho học sinh học bù miễn phí, giáo viên vẫn được trả công buổi đó: miễn học phí là chuyện giữa trung tâm và phụ huynh, không phải chuyện công dạy.

Buổi chưa điểm danh không chặn việc tính hay chốt lương. Màn kỳ lương hiện một dải cảnh báo “N buổi đã qua nhưng chưa điểm danh — lương đang thiếu khoảng X đồng”. Chặn cứng thì kế toán phải đi đòi từng giáo viên điểm danh trước khi trả được lương cho những người khác; cảnh báo thì để người chốt tự quyết.

Đơn giá theo buổi được khai kèm một vai trò: buổi làm giáo viên chính, buổi làm trợ giảng, hoặc mọi buổi đứng lớp. Một người vừa dạy chính lớp này vừa trợ giảng lớp kia có thể nhận hai mức khác nhau, và mỗi buổi được đối chiếu với đúng vai trò của người đó trong kíp buổi.

Mỗi buổi lấy đơn giá có hiệu lực vào đúng ngày dạy, không phải đơn giá mới nhất. Tăng đơn giá từ ngày 15 thì các buổi từ ngày 15 theo mức mới, các buổi trước đó giữ mức cũ, và kỳ lương đã qua vẫn tính ra đúng con số cũ. Khi đơn giá đổi giữa kỳ, phiếu lương ghi “24 buổi — tổng tiền” thay vì “24 × một đơn giá”, vì không có một đơn giá nào nhân lên ra đúng tổng đó.

Một ngoại lệ có chủ ý: buổi diễn ra trước mọi mốc hiệu lực thì lấy mức sớm nhất. Đó là ca trung tâm vừa lên phần mềm, khai cấu hình lương giữa tháng nhưng muốn tính lương cho cả tháng. Còn khi một mức lương đã kết thúc giữa kỳ, các buổi sau ngày kết thúc thì không trả tiếp theo mức cũ.

Cẩn thận với một cấu hình trông vô hại: khai cùng lúc một mức cho mọi buổi đứng lớp và một mức riêng cho buổi làm giáo viên chính là trả hai lần cho cùng một buổi dạy chính. Hệ thống cho phép vì hai dòng khác phạm vi, nhưng lưới Công theo buổi dạy trên màn Chấm công sẽ hiện “2 buổi” cho một buổi thật — đó là chỗ để nhìn ra khoản chi đôi.

Công của buổi dạy thay tính cho người dạy thay, với điều kiện người đó được ghi vào kíp của đúng buổi ấy. Hôm cô A ốm, cô B dạy thay, văn phòng đổi kíp buổi đó sang cô B trên màn Lịch. Chỉ buổi đó đổi; các buổi khác của lớp vẫn theo kíp mặc định của cô A. Sau đó cô B điểm danh buổi đó trên ứng dụng giáo viên như buổi của chính mình.

Ở lớp thường, ứng dụng giáo viên không cho điểm danh hộ buổi mà mình không đứng tên trong kíp, kể cả khi đang dạy thay thật. Người thử sẽ nhận câu nhắc nhờ văn phòng đổi kíp buổi rồi thử lại. Tôi giữ luật này cứng tay vì đây là luật tiền chứ không phải luật phân quyền. Nếu cô B điểm danh hộ mà kíp chưa đổi, thì cô A được tính công buổi cô nghỉ, cô B dạy thật mà không có buổi nào trong bảng công, và không có gì báo lỗi: điểm danh đủ, buổi có trên lịch, chỉ là gắn sai người. Ngoại lệ duy nhất là buổi học chung của lớp bán trú: người có quyền điểm danh trực thay được chấm buổi đó dù không đứng kíp, vì buổi bán trú không sinh công theo buổi nên không có đồng lương nào gắn với người đứng kíp.

Nếu kíp bị ghi nhầm người, kế toán thấy được ngay trên lưới Công theo buổi dạy trước khi chốt: mỗi ô là số buổi của một người trong một ngày, và người có quyền sửa lịch bấm vào ô để sửa kíp tại chỗ. Người chỉ được giao chấm công vẫn xem đủ lưới, chỉ không thấy nút sửa — và lưới không hiện đồng tiền nào.

Ngoài lương theo buổi, cấu hình lương của một người có thể có lương cứng, phụ cấp và khấu trừ định kỳ — cả ba khai theo tháng. Khi một khoản chỉ có hiệu lực một phần của kỳ, nó được chia theo số ngày: tiền của khoản đó nhân số ngày còn hiệu lực trong kỳ, chia cho số ngày của kỳ.

Ví dụ tự dựng: kỳ lương từ 01/08 tới 31/08, phụ cấp 1.000.000 đồng mỗi tháng, kết thúc ngày 14/08. Phụ cấp của kỳ là 1.000.000 × 14 ÷ 31, ghi lên phiếu là 451.613 đồng, và dòng phiếu ghi rõ “14/31 ngày” để ai cũng tự kiểm lại được bằng tay. Mẫu số là số ngày của kỳ, không phải của tháng dương lịch: trung tâm cắt kỳ từ ngày 26 tháng trước tới ngày 25 tháng này thì chia theo đúng độ dài kỳ đó.

Phần kỳ nằm trước ngày bắt đầu hiệu lực thì không tính. Người mới vào làm ngày 15 nhận nửa tháng lương cứng, không phải cả tháng. Ngược lại, trung tâm vừa lên phần mềm giữa tháng mà muốn tính đủ tháng thì tự đặt ngày hiệu lực về đầu tháng. Tôi chọn chiều này vì trả thiếu thì người nhận lên tiếng ngay, còn trả thừa thì không ai nhìn phiếu mà biết.

Người thôi việc được xử theo cùng luật: cho nghỉ việc thì mọi khoản lương còn hiệu lực của người đó tự kết thúc vào hôm đó, công tới hôm đó vẫn trả đủ. Khoá tài khoản thì khác — chỉ chặn đăng nhập, không đụng tới lương.

Thưởng nhập tay và phạt nhập tay là khoản một lần: một quyết định đã có, không phải tiền mỗi tháng. Nên chúng không bị chia theo ngày. Khai khoản phạt 500.000 đồng vào ngày 20/09 thì kỳ tháng 9 trừ đủ 500.000. Nếu khai nhầm bằng khấu trừ định kỳ, cùng khoản đó chỉ trừ 500.000 × 11 ÷ 30, tức 183.333 đồng — không sai về công thức, chỉ sai về ý định.

Một kỳ có thể có nhiều khoản thưởng, nhiều khoản phạt; mỗi khoản là một dòng riêng trên phiếu, giữ nguyên nhãn của nó. Người bị trừ đọc phiếu phải thấy mình bị trừ vì những gì, không phải một dòng gộp mang tên một khoản và số tiền của hai khoản.

Trừ lương ngày nghỉ không phép cũng khai bằng phạt nhập tay. Trên bảng chấm công, nghỉ có phép và nghỉ không phép cùng là không ngày công; có trừ thêm hay không là chính sách riêng của từng trung tâm, nên phần mềm không tự trừ.

Hoa hồng khai theo từng học viên, tách hai mức: học viên ghi danh mới và học viên tái đăng ký. Tái đăng ký nghĩa là em đã có một khoá học kết thúc trước ngày bắt đầu khoá này; học hai lớp song song không biến ai thành tái đăng ký. Hoa hồng tính theo ngày ghi danh, với mức có hiệu lực vào ngày đó.

Người nhận hoa hồng là người được ghi ở ô Người tư vấn lúc chốt ghi danh. Ô này mặc định là người đang thao tác nhưng sửa được, nên lễ tân bấm hộ vẫn không làm mất hoa hồng của người thật sự chốt học viên. Chọn nhầm thì sửa lại sau ở màn ghi danh.

Chuyển lớp và đi học lại không sinh hoa hồng cho ai: chúng tạo ghi danh mới trong hệ thống nhưng không phải tuyển mới. Trước khi sửa, hai thao tác này từng âm thầm trả hoa hồng học viên mới cho người bấm nút — đúng loại lỗi không ai phát hiện nếu không đọc từng dòng phiếu.

Kỳ lương khai bằng ngày bắt đầu và ngày kết thúc, mặc định là tháng dương lịch, nhưng trung tâm cắt kỳ ngày 25 thì chỉ cần đổi hai ngày đó. Kỳ có thể bắt đầu ở quá khứ, để trung tâm mới lên phần mềm truy tính được lương những tháng trước. Hai kỳ không được chồng ngày lên nhau.

Kỳ nháp tính lại từ dữ liệu gốc mỗi lần mở: điểm danh bù một buổi, sửa kíp, sửa đơn giá là số liệu theo kịp. Kỳ nháp tạo nhầm ngày thì sửa hoặc xoá được. Kỳ đã chốt thì đóng băng tuyệt đối — sửa đơn giá, sửa chấm công hay đổi giáo viên của một buổi cũ đều không đổi một đồng trên phiếu đã chốt.

Chốt là việc một chiều, và không có đường mở lại. Vì thế nút Chốt kỳ lương hỏi lại hai bước: nói rõ hệ quả, nhắc nếu còn buổi chưa điểm danh — chốt xong thì những buổi đó không tính tiền nữa, kể cả khi sau này điểm danh bù — và đòi tick ô “Tôi đã kiểm tra bảng lương và hiểu là không mở lại được”. Tôi không dựng nút mở lại vì tiền đã trả là chứng từ: một phiếu lương tự đổi sau khi đã chuyển khoản thì không ai còn biết đã trả đúng hay sai.

Người chưa có cấu hình lương thì không có phiếu, thay vì một phiếu 0 đồng. Phiếu 0 đồng đọc như “tháng này người này không được đồng nào”, trong khi sự thật là chưa ai khai lương cho họ.

Chốt kỳ xong, mỗi người có một phiếu lương kèm mã QR chuyển khoản vào tài khoản nhận lương của chính họ. Mỗi người một mã, không có mã chung cho cả kỳ: tiền đi về những tài khoản khác nhau nên không có gì để gộp. Số tài khoản được chụp lại lúc chốt, nên đổi tài khoản sau khi chốt không làm đổi mã của kỳ đó — đổi tài khoản sát ngày trả lương là chiêu lừa quen thuộc.

Nội dung chuyển khoản có dạng LUONG, tên gọi, rồi tháng và năm của kỳ lương — không phải tháng hiện tại. Trả lương tháng 9 vào ngày 5 tháng 10 thì nội dung vẫn mang tháng 9, để đối soát sổ sách không lệch kỳ. Mọi số tiền trên phiếu là đồng chẵn, làm tròn ở từng dòng, nên cột tiền cộng dọc ra đúng tổng, và số trên mã QR đúng bằng số thực nhận in ngay cạnh.

Có ba trường hợp không có mã, và cả ba là trạng thái bình thường: kỳ còn nháp, vì con số còn đổi; người đó chưa khai tài khoản nhận lương, phiếu vẫn xem được; và thực nhận không dương, vì khấu trừ trong kỳ lớn hơn phần được nhận. Thực nhận không bị ép về 0: tháng khấu trừ lớn hơn phần được nhận thì phiếu ghi đúng số âm.

Trả xong thì đánh dấu đã trả trên từng phiếu, và cả kỳ hiện tiến độ dạng “8/11 đã trả”. Ngày trả ghi một lần, không có nút bỏ đánh dấu, vì đó là mốc dùng để đối chiếu với sao kê ngân hàng. Mỗi nhân viên tự xem phiếu lương của chính mình ở các kỳ đã chốt, mà không cần quyền xem lương của cả trung tâm.

Theo bảng giá hiện hành, chấm công, kỳ lương và phiếu lương thuộc gói Business. Gói nào mở chức năng nào có thể thay đổi, nên hãy xem bảng giá trước khi chọn. Lịch dạy và điểm danh — dữ liệu mà phần lương đọc — thì có ở mọi gói, nên nhập từ bây giờ không phí công.